In de praktijk blijkt dat sportverenigingen de afspraken met hun werknemers niet altijd even goed uitwerken en vastleggen. Dit kan vervelende gevolgen hebben voor een sportvereniging. Ten eerste kan hierdoor onduidelijkheid ontstaan over wát partijen precies zijn overeengekomen. Ten tweede kunnen sommige afspraken, indien die niet op de wettelijk voorgeschreven wijze zijn vastgelegd, zelfs ongeldig zijn.

In dit artikel zullen wij ingaan op enkele belangrijke aandachtspunten bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst. Wij zullen daarbij in eerste instantie ingaan op het voortraject (de sollicitatie). Daarna zullen we enkele aandachtspunten bespreken bij het schriftelijk vastleggen van de arbeidsvoorwaarden. Tot slot zullen we kort aandacht besteden aan de fase nádat de afspraken ondertekend zijn en de werknemer aan het werk is gegaan.

Sollicitatiefase

De voorfase begint in de regel met het uitzetten van een vacature of een open sollicitatie door een werknemer. In de ideale situatie stellen partijen eerst vast of zij met elkaar een (privaatrechtelijke) dienstbetrekking willen aangaan, onderhandelen zij daarna over de concrete arbeidsvoorwoorden, en leggen zij de arbeidsovereenkomst vervolgens schriftelijk vost, ondertekend door beide partijen.

Toch gaat het in de praktijk niet altijd zo. Zo kon het voorkomen dot een sportvereniging besluit om een werknemer alvast te werk te stellen voordat de arbeidsvoorwaarden concreet zijn uitgewerkt, schriftelijk zijn vastgelegd en ondertekend. Bijvoorbeeld omdat de sportvereniging er belang bij heeft dat de werknemer zo spoedig mogelijk aan het werk gaat. In dat geval kan, ondanks het feit dot partijen nog niet alle arbeidsvoorwaarden in detail hebben uitgewerkt, toch al sprake zijn van een arbeidsovereenkomst.

Op grond van de wet is namelijk (al) sprake van een arbeidsovereenkomst zodra een partij, de werknemer, zich door middel van een al dan niet mondelinge overeenkomst heeft verbonden om in dienst van de andere partij, de werkgever, tegen loon gedurende zekere tijd arbeid te verrichten. Zodra partijen overeenstemming hebben bereikt over de drie ‘essentialia’ van de arbeidsovereenkomst – te weten a) de te verrichten arbeid, b) het te betalen loon, en c) de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer – is in beginsel sprake van een arbeidsovereenkomst. Dot over andere arbeidsvoorwaarden, zoals een proeftijd, de looptijd van de arbeidsovereenkomst, en het aantal te werken uren (de arbeidsduur), nog geen overeenstemming is bereikt, doet hier in beginsel niet aan af. Een sportvereniging doet er dus goed aan om de werknemer pas te laten werken nadat alle gemaakte afspraken op schrift staan. Doet een sportvereniging dit niet, dan kan een werknemer zich op het standpunt stellen dat reeds sprake is van een arbeidsovereenkomst. De sportvereniging heeft dan uiteraard een veel minder sterke onderhandelingspositie ten aanzien van de overige arbeidsvoorwaarden.

Ook kon het voorkomen dot nagelaten wordt om de (mondeling) gemaakte afspraken op schrift te stellen. Op zich doet dit niet of aan de geldigheid van de gemaakte afspraken (met uitzondering van enkele arbeidsvoorwaarden die we hierna bespreken), maar het levert wel een bewijsprobleem op voor de werkgever. Stel dat onderling is overeengekomen dat de werknemer voor een half jaar voor de sportvereniging zal werken – de werknemer zou zich dan, bij gebreke aan schriftelijk bewijs van de gemaakte afspraken, vervolgens op het standpunt kunnen stellen dat geen afspraken zijn gemaakt over de looptijd van de arbeidsovereenkomst, en dat (dus) sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit met alle gevolgen van dien, met name ten aanzien van ontslagbescherming. Indien de werknemer op dat moment al begonnen is voor de sportvereniging, dan is de kans groot dat de sportvereniging vervolgens zal moeten bewijzen dat een termijn van een half jaar is overeengekomen. De sportvereniging zal dat bewijs dan kunnen leveren door middel van getuigenverklaringen, maar de vraag is of de sportvereniging het daarmee haalt. Dit nog los van het feit dat de sportvereniging dan al in een juridische procedure verwikkeld raakt, wat op zichzelf al onwenselijk is.

Tot slot kan het voorkomen dat de arbeidsovereenkomst weliswaar schriftelijk is vastgelegd, maar daarbij enkele belangrijke arbeidsvoorwaarden zijn opengelaten, bijvoorbeeld het aantal te werken uren (de arbeidsduur) en de looptijd van de arbeidsovereenkomst. Indien geen afspraken zijn gemaakt over de arbeidsduur, dan moet die arbeidsduur alsnog worden vastgesteld. Op dat punt wordt de werknemer geholpen doordat in de wet staat dat als de arbeidsovereenkomst drie maanden heeft geduurd, de arbeidsduur wordt vermoed gelijk te zijn aan de gemiddelde arbeidsduur in de drie voorafgaande maanden. Een werkgever zal dan het tegendeel moeten bewijzen. Indien geen afspraken zijn gemaakt over de looptijd van de arbeidsovereenkomst, dan is in beginsel sprake van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Vastleggen van afspraken

Uit het voornoemde volgt dat een sportvereniging er goed aan doet om de gemaakte afspraken (tijdig) schriftelijk vast te leggen. Van belang is dat de arbeidsvoorwaarden duidelijk zijn verwoord, zodat partijen precies weten waar ze aan toe zijn. Voor sommige arbeidsvoorwaarden gelden bovendien specifieke wettelijke regels. Een proeftijd is bijvoorbeeld alleen maar geldig als die schriftelijk is overeengekomen. Een proeftijd kan in beginsel slechts 1 maand bedragen, maar bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of voor bepaalde tijd van 2 jaar of langer kan een proeftijd van maximaal 2 maanden worden bedongen. Een proeftijd moet bovendien voor beide partijen gelden.

Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kon het voor een sportvereniging raadzaam zijn om schriftelijk overeen te komen dat de arbeidsovereenkomst tussentijds mag worden opgezegd. Een dergelijk tussentijds opzegbeding moet schriftelijk overeen zijn gekomen en moet bovendien voor beide partijen gelden. Laat een sportvereniging na om een dergelijk beding op te nemen, dan mag de sportvereniging niet tussentijds opzeggen. Doet een sportvereniging dat toch, dan moet een schadevergoeding aan de werknemer worden betaald, welke schadevergoeding gelijk is aan minimaal het salaris dat de werknemer tot de overeengekomen einddatum zou hebben verdiend.

In de praktijk zien wij vaak voorkomen dat sportverenigingen geen afspraken maken over de vakantiedagen. Meestal met als onderliggend argument dat de werknemer tijdens de seizoenstop al voldoende vakantiedagen heeft. Nu zijn vakantiedogen een wettelijk recht en is de sportvereniging verplicht om de werknemer vakantie te laten genieten. Daar komt nog een financieel aspect bij indien de werknemer zijn vakantiedagen wil laten uitbetalen bij het einde van zijn contract. Een praktische oplossing is om de werknemer de (meeste) vakantiedagen in de seizoenstop op te laten nemen en dit op te nemen in de schriftelijke arbeidsovereenkomst.

Verder is het aan te raden om schriftelijk overeen te komen dat de sportvereniging geen loon verschuldigd is gedurende de eerste 6 maanden van de arbeidsovereenkomst voor het geval de werknemer geen werkzaamheden verricht ols gevolg van onverwachte omstandigheden die in de risicosfeer van de werkgever vallen (bijvoorbeeld te weinig uren). Ook dit beding moet schriftelijk overeengekomen worden.

Tot slot zien wij dat sportverenigingen in de praktijk geregeld een nettoloon in plaats van een brutoloon afspreken. Deze afspraak komt meestal voor indien een werknemer daarnaast nog een ander dienstverband heeft waarbij al loonheffing wordt ingehouden. Vanwege het inkomen dat de werknemer al bij de andere werkgever verdient kan het zijn dat het inkomen bij de sportvereniging direct in de hoogste belastingschijf (52%) valt. Indien partijen in dat geval een brutoloon zijn overeengekomen, dan zou de werknemer in dit geval netto minder overhouden dan hij vooraf had verwacht. Het is echter niet verstandig om nettoloon-afspraken te maken, aangezien alle wijzigingen vanuit de overheid dan voor rekening komen van de werkgever. Ook moet een sportvereniging heel duidelijk voor ogen hebben wat het inkomen is dat de werknemer naast zijn inkomen bij de sportvereniging verdient. Dit bepaalt namelijk de hoogte van de door de sportvereniging af te dragen loonheffing.

Uitvoeren van de afspraken

Zijn alle afspraken schriftelijk en correct vastgelegd, dan is het tot slot van belang dat ook correct uitvoering wordt gegeven aan de gemaakte afspraken. Het is namelijk vaste rechtspraak dat het bij de uitleg van de arbeidsovereenkomst niet slechts aankomt op wat partijen concreet op papier hebben gezet, maar dat ook gekeken moet worden naar de betekenis die partijen aan de gemaakte afspraken hebben gegeven en wat zij over en weer van elkaar mochten verwachten. De manier waarop partijen in de praktijk feitelijk uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst is daarbij een belangrijke factor. Indien werkgever en werknemer in de praktijk iets anders doen dan het contract voorschrijft, dan kan dat dus tot gevolg hebben dat de praktijk bindend wordt en prevaleert boven hetgeen in het schriftelijke contract stoot.

Conclusie

Concluderend is het voor sportverenigingen van groot belang om zich bewust te zijn van het belang van het schriftelijk en op de juiste wijze vastleggen en ondertekenen van de met het personeel gemaakte afspraken. Daarbij gaat het niet alleen om het op tijd (vóór het ingaan van de arbeidsovereenkomst) schriftelijk vastleggen van de gemaakte afspraken, maar ook om het op de juiste manier verwoorden van deze afspraken.

Maurits van Buren is advocaat sport- en arbeidsrecht bij Brantjes Advocaten. Brantjes Advocaten heeft een specifieke sectie Sportrecht die advies en bijstand verleent op alle gebieden van het sportrecht.

Ronald Veldman is beleidsadviseur bij de Werkgevers in de Sport (WOS). Hij is binnen de WOS verantwoordelijk voor de modernisering van de arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen in de sportsector (CAO Sport) en de kennissite www.sportwerkgever.nl. U kunt contact opnemen met Ronald via 026 483 4450.